Sodobna informacijska podpora za upravljanje dobaviteljev

Večina uspešnih proizvodnih podjetij ima sorazmerno dobro urejeno logistiko s svojimi ključnimi kupci. Če delujejo v zahtevnih branžah, kot je npr. avtomobilska industrija, morajo temu posvečati ogromno pozornosti. Po drugi strani imajo le redka podjetja enako dobro urejeno komunikacijo in logistiko tudi na dobaviteljski strani. To povzroča težave in urgence zlasti ko prihaja do sprememb v napovedih in odpoklicih s strani kupca.

Spremembe v količinah in dinamiki materialnih potreb na strani prodaje je potrebno preračunati v spremembe na strani nabave in te spremembe učinkovito komunicirati dobaviteljem, da so povsem jasni novi roki in nove količine. Od dobaviteljev je potrebno dobiti tudi povratne informacije o dosegljivih rokih in količinah, saj to neposredno vpliva na možnosti izpolnitve kupčevih naročil.

Pomen informacijske podpore

Dobra informacijska podpora za upravljanje dobaviteljev oz. dobav lajša delo z velikim številom dobaviteljev (sto ali več tisoč dobaviteljev) in velikim številom vhodnih materialov oz. komponent (1000 pa do 100.000 in tudi več). Upošteva, da z vsemi dobavitelji ni možna komunikacija s standardnimi elektronskimi sporočili. Podpira, da se materialne potrebe, ki so v matičnem ERP definirane na določen način, transformirajo v nabavne signale glede na različne nabavne politike in različne komunikacijske protokole in glede na dogovore, ki obstajajo med podjetjem in posameznim dobaviteljem.

Potrebna je podpora za klasične nabavne naloge, delo z napovedmi in odpoklici, upoštevati Kanban principe oskrbe, upravljanje zaloge s strani dobavitelja (Supplier Maintained Inventory). Nabavna metoda se mora definirati na nivoju posameznega artikla in posameznega dobavitelja.

Priporoča se, da se za komuniciranje uporablja standardna EDI sporočila in uveljavljene komunikacijske protokole. Za dobavitelje, ki temu ne sledijo, je potrebno informacijsko podpreti tudi elektronsko izmenjavo nestandardnih datotek (npr. CSV) ali komunikacijo preko e-maila in spletnega portala.

Tudi najmanjšim dobaviteljem mora biti odprta možnost tiskanja oznak za pošiljke, transportne dokumentacije, ter pošiljanja najave pošiljke (ASN) po naših navodilih preko portala ali kako drugače. Zaželeno je, da za opravljanje teh aktivnosti manjši dobavitelji ne potrebujejo nobene posebne programske ali strojne opreme.

Celovite rešitve zagotavljajo podporo tudi za bolj napredne potrebe kot npr. nadzor nad stroški izrednega transporta (odobritve izrednih/nujnih pošiljk), simuliranje stanja zaloge, kontrolo kvalitete in vračila, zaračunavanje, nakazila in plačila, ter spremljanje in ocenjevanje dobaviteljev na osnovi kazalnikov o dejanskih dobavah kot so OTIF, PPM, itd.